Implementation of Kanban and Kamishibai for improved warehouse management

Authors
DOI:
https://doi.org/10.47456/bjpe.v12i3.52207
Keywords:
Contracts, tools, DMAIC, Lean Healthcare
Abstract

Effective hospital warehouse management is essential to ensure not only patient safety but also the financial stability of the institution, as it utilizes supplies indispensable to patient care. However, this sector faces several challenges, such as a lack of standardization, manual and informal information records, and the risk of stockouts. Therefore, this study aims to evaluate how the implementation of Kanban and Kamishibai can increase efficiency and improve management in the materials receiving stage. The methodology used was a case study based on the DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control) tool associated with Gemba Walks, conducted in a maternal and child hospital between February and August 2024. The results showed the application of a Kanban system for controlling the flow of contracts and a Kamishibai system for daily order auditing, allowing the sector to identify supplier delays and contracts nearing expiration more quickly. Therefore, Lean Healthcare visual management tools are efficient and low-cost solutions capable of standardizing processes, reducing communication failures, and ensuring the continuous supply of essential items.

Author Biographies
  1. João Vítor Siqueira Fonseca, UFRB

    Graduando em Engenharia de Produção na Universidade Federal do Recôncavo Baiano (UFRB), atualmente no 8º semestre. Foi voluntário em Iniciação em Desenvolvimento Tecnológico e Inovação do projeto Lean Healthcare aplicado à área de saúde de Feira de Santana (2023-2024), trabalhando com propriedade intelectual desenvolvendo jogos para área médica. Estagiou na Fundação Hospitalar de Feira de Santana, no Hospital da Mulher, sendo do Setor da Qualidade buscando aplicar o Lean (2024). Foi bolsista no Programa Institucional de Bolsas de Iniciação em Desenvolvimento Tecnológico e Inovação (PIBITI), no projeto Digital Twin de Produção Parametrizável entre Setembro 2024 - Novembro 2024. Atualmente estagiário de produção do CEPEDI- Ilhéus deste Novembro de 2025. https://orcid.org/0009-0006-9218-9921

  2. Camille Pereira Guimarães, UFRB

    Graduanda em Engenharia de Produção com experiência na aplicação de ferramentas Lean, mapeamento de processos e otimização de fluxo. Atuou como estagiária no Hospital da Mulher, desenvolvendo pesquisas na área de Lean Healthcare. Além disso, teve participação na Engtemp Jr., onde exerceu os cargos de Diretora Presidente e Secretária Executiva. É proprietária da Confeitaria Sonhos Trufados e fundadora da Confeitando Estratégias, uma consultoria focada em ajudar confeitarias a estruturarem seus processos com mais eficiência e lucratividade. https://orcid.org/0000-0002-6963-2597

  3. Cristiane Agra Pimentel, UFRB

    Atualmente professora na Universidade Federal do Recôncavo da Bahia (UFRB) em Feira de Santana no curso de Engenharia de Produção, membro sênior do IEEE e participante do mestrado profissional da UFBA. Possui 12 anos de experiência na área industrial metalúrgica. Expertise desenvolvida nas áreas de qualidade, sistema de produção (lean), auditorias e certificações. Auditora interna e externa do Sistema de Gestão Integrado (ISO 9001, ISO 14001 e ISO IEC 17025) e Green Belt. Durante o mestrado trabalhou com implementação de normas ISO no serviço público, destacando-se a acreditação do laboratório de Biomateriais do Nordeste CERTBIO na norma ISO/IEC 17025, e no doutorado trabalhou com desenvolvimento de materiais para aplicação como biomaterial. Atualmente conduz o projeto de pesquisa Lean Healthcare com foco na área de saúde na BA e o projeto Digital Twin em cooperação com o CEPEDI de Ilhéus. Ganhadora dos prêmios 2021 IEEE Undergraduate Teaching Award, Menção Honrosa do IEEE WIE 2021 e 2022- Inspiring Member of the Year Award e 2021 Outstanding Branch Counselor Branch Chapter Advisor Award. A partir de 2024 está como membro do IEEE R9 Industry Engagement Committee, e 2025 vice - chair do WIE seção nordeste. http://lattes.cnpq.br/2241223148404540 https://orcid.org/0000-0001-9939-0309

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Article cover from the Brazilian Journal of Production Engineering with the title ‘Menos papel, mais controle: Lean Healthcare nos almoxarifados’ (‘Less paper, more control: Lean Healthcare in warehouses’) and the authors identified as ‘Fonseca, Guimarães, & Pimentel (2026)’. The image features a black and metallic stethoscope arranged on a light-blue surface, representing the connection between healthcare and management. The journal’s multicolored hot-air balloon appears in the upper-left corner. Along the bottom are the logos of PPGCP, UFES – Office of Research and Graduate Studies, UFES São Mateus Campus, the Research Center for Production Systems Management, Production Engineering, and FAPES. The bottom banner reads ‘Brazilian Journal of Production Engineering
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2026-09-12
Issue
Vol. 12 No. 3 (2026): Regular Issue (July - September) Continuous Publication of Articles
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OPERATIONS & PRODUCTION PROCESS
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How to Cite

Fonseca, J. V. S., Guimarães, C. P., & Pimentel, C. A. (2026). Implementation of Kanban and Kamishibai for improved warehouse management. Brazilian Journal of Production Engineering, 12(3), 28-42. https://doi.org/10.47456/bjpe.v12i3.52207